Первое действие, которое необходимо предпринять — это опубликовать заявление для всего сообщества, так как они хотят видеть, что организатор реагирует на ситуацию. Об этом следует напрямую сообщать по электронной почте, а также четко описать на веб-сайте мероприятия и распространять по всем другим используемым каналам.
Кроме того, должен быть предоставлен план действий в чрезвычайных ситуациях. В очень динамично меняющейся ситуации важно, чтобы сообщество участников знало, что существует надежный резервный план. В этом сообщении должны быть указаны конкретные сведения о том, как и когда заинтересованные стороны будут проинформированы о возможной отсрочке и в какое время отложенное событие может произойти.
Третий компонент, который необходимо учесть — это то, как организатор обеспечивает безопасность посетителей: поделиться планом о том, как снизить риск, например, путем консультирования против рукопожатий, корректировки форматов сессий, предоставления медицинских услуг на месте, установки дезинфицирующих средств для более частой очистки рук.
Кроме того, стратегия маркетинговых коммуникаций и план кампании должны быть адаптированы к ситуации. С неизменными датами событий и, следовательно, с неизменным графиком кампании, может быть соблазнительно придерживаться первоначального, знакомого плана. Но COVID-19 должен быть принят во внимание, поэтому необходим обзор подходов к каналам, а также используемых визуальных эффектов.
Наконец, частые обновления являются ключом к обеспечению безопасности. «Прежде всего, не молчите о COVID-19. Принимать ответственность и обеспечивать четкую коммуникацию, жизненно важно во времена неопределенности», — заключает эксперт по маркетингу событий Доминик Берд.
mpg.biz
