Когда я работал с американскими и международными финансовыми командами над закрытием бюджета зарубежного шоу, мы столкнулись с несоответствием в цифрах - порядка 75 000 долларов. Это был первый раз, когда я управлял этим конкретным шоу от начала до конца, поэтому я чувствовал огромную ответственность. У меня была репутация человека, который точно составлял бюджет до копейки, поэтому представьте мое разочарование, когда я не мог понять, почему цифры не складываются.
Ошибка: После того, как я снова и снова перебирал числа (и ни к чему не пришел), бухгалтер, с которым я работал, наконец, спросил меня, в какой валюте оценивали обе финансовые стороны -они и я. Будучи новичком в международных выставках, я и не думал проверять. А оказалось, что мы использовали разные курсы для конвертации евро и британских фунтов в доллары США.
Последствия: Если бы выяснилось, что разница в 75 000 долларов не в мою пользу, наше присутствие на этом важном шоу значительно уменьшилось бы.
Решение: Мы пересчитали бюджет с использованием единых коэффициентов конверсии, и мои первоначальные расчеты оказались выше, чем у наших бухгалтеров. Так что я фактически тратил меньше. Я благодарю свою счастливую звезду за это, так как несоответствие с такой же вероятностью могло сработать против меня.
Извлеченный урок: я продолжаю регулярно проверять бюджеты, чтобы убедиться, что мы полностью согласованы, и бью тревогу, если чувствую, что есть проблема. И я всегда в курсе курсов обмена валют, которые согласились принять все наши команды.
- Кэрри Хигби, CTSM, старший менеджер по маркетинговым мероприятиям, Control4 Corp., Солт-Лейк-Сити
В первый год работы координатором выставки я отвечал за все, что связано со второй по величине выставкой в нашем календаре. Утром в день открытия выставки я собирался покинуть отель, чтобы проверить стенд, когда один из менеджеров по продажам нашей компании сообщил мне, что его и двух VIP-персон из нашей команды отправляют в другой отель, потому что в этом не было мест. У меня были подтвержденные бронирования для всех, поэтому я сразу же бросился к менеджеру отеля по регистрации.
Ошибка: Пытаясь исправить положение с учетом наших договоренностей, я забыл, что выставка должна быть моим главным приоритетом. К тому времени, когда я прибыл на выставочную площадку почти час спустя, мой менеджер сообщил мне, что уборка на стенде все еще продолжается, а большое количество заказанных нами декоративных растений еще не размещено. Да еще высшее руководство и сотрудники нашего стенда должны были прибыть с минуты на минуту.
Последствия: с не полностью чистым ковром и растениями не на своих местах, впечатление, которое испытали члены нашей команды, когда они пришли на утреннюю подготовку, не не могло быть позитивным, и оно действительно отразилось бы на мне неблагоприятно.
Решение: Бригада уборщиков ускорила темп после того, как я объяснил, в каком цейтноте мы находимся. Затем мы с моим менеджером отчаянно расставили растения в нужные места и уже заканчивали работу, когда прибыли наши сотрудники и представители компании.
Извлеченный урок: нельзя быть героем для всех, и ваша первая прерогатива - обеспечить своевременное открытие выставки.
- Дайан Бенсон, CTSM, руководитель выставок в Америке, GE Healthcare, Принстон, Нью-Джерси
Ранее в своей карьере я был директором по глобальному маркетингу мероприятий в DaimlerChrysler Corp. Однажды на Североамериканском международном автосалоне мы запланировали пресс-конференцию, посвященную одному из наших роскошных автомобилей Chrysler. Наша идея заключалась в том, чтобы связать бренд с утонченным искусством, поэтому мы решили повторить Театрализованное представление мастеров Фестиваля искусств на пляже Лагуна, известное своими tableaux vivants (или «живыми картинами»), в которых представлены известные произведения искусства воссоздаются артистами, которые выглядят почти идентично оригиналам с помощью париков, костюмов, макияжа, театрального освещения, декораций и т.д.
Ошибка: Мы сделали все возможное, чтобы воспроизвести три знаменитых фотографии, на одной из которых была изображена не полностью одетая женщина. Но тело исполнительницы было раскрашено, и при освещении зрители не могли увидеть ее анатомию. Однако на следующее утро на первой полосе крупной газеты появился заголовок «Крайслер использует топлесс модель на автосалоне».
Последствия: заголовок вызвал настоящий переполох и вызвал множество отрицательных отзывов. Казалось, люди просто читали заголовок и не знали, что за ним стоит.
Решение: что сделано, то сделано, но, оглядываясь назад, понятно, что выбирать произведение искусства мы должны были более тщательно.
Извлеченный урок: Всегда помните, что, если может произойти какое-либо неверное толкование или искажение того, что ваша компания делает на мероприятии, это заблуждение почти всегда обязательно вызовет ужас. Постарайтесь представить себе, как ваша аудитория или СМИ могут воспринять вашу идею или тему, и, если у вас есть какие-либо сомнения, вероятно, лучше вернуться к началу.
- Дональд Шмид, CTSM, руководитель глобального конгресса, Pfizer Inc., Лейк-Форест, Иллинойс
Как бывший менеджер по организации мероприятий в Schneider Electric SA, я руководил экспозицией на ежегодной выставке Cisco Networkers. Чтобы побудить посетителей совершить цифровой «тур» по нашим предложениям, мы запланировали акцию по раздаче USB-накопителей (это было еще тогда, когда они были новинкой). Тур проводился на стойке регистрации, и мы открыли 10 туристических станций, думая, что этого будет более чем достаточно, чтобы справиться с толпой.
Ошибка: мы сильно недооценили популярность как тура, так и нашей раздачи. В течение двух часов после открытия у нас была длинная очередь посетителей, ожидающих у стойки регистрации, и вскоре очередь заняла проход, вызывая скопление людей.
Последствия: Присутствующие были разочарованы долгим ожиданием, и в конце концов руководство выставки заявило, что нам нужно что-то делать с более чем 70 людьми, забивающими проход. Таким образом, мы не только производили неблагоприятное впечатление на посетителей, но и могли испортить отношения с шоу-менеджментом.
Решение: во-первых, я прошел по всей очереди и извинился за задержку, чтобы поддержать уровень обслуживания клиентов. Затем я поработал с выставочными службами, чтобы достать веревочные стойки, и заставил очередь посетителей обернуться вокруг нашего стенда.
Извлеченный урок: не стоит недооценивать ценность ваших рекламных акций или раздач, а также готовность посетителей присоединяться к толпе и очередям, не обязательно зная, для чего они стоят в очереди. И заручитесь помощью шоу-сервисов для быстрого решения возникающих в последнюю минуту дилемм.
- Джейсон Аскью, менеджер по маркетингу продукции, локальные решения, Cvent Inc., Тайсонс Корнер, штат Вирджиния.
Я знал, что стенд моей компании будет одним из самых больших на важном шоу в Нью-Йорке, поэтому я поговорил с продюсером шоу о начале застройки пораньше в тот день. Мне дали добро (заметьте, по телефону), поэтому я перепланировал свою работу соответственно. Когда мы с моей командой прибыли на место, нам сообщили, что нам не разрешат монтаж ранее обеда. Итак, обеденное время пришло и прошло, но нам снова сказали подождать, потому что наш экспонат заблокировала доступ к единственному работающему грузовому лифту. Так что моей выставочной группе, монтажникам и мне пришлось ждать, пока не появятся другие экспонаты.
Ошибка: Я пытался получить от организатора выставки письменное подтверждение договоренности о раннем монтаже до начала выставки, но безуспешно. Теперь я перешел через пресловутое бутылочное горлышко, потому что у меня не было документа, подтверждающего, что мы можем устанавливать наш стенд в определенное время.
Последствия: пока мои команды томились в ожидании, мои затраты на рабочую силу продолжали расти и расти. Надо упомянуть, что это было еще и воскресенье Суперкубка, а это значит, что в моей рабочей бригаде было несколько довольно злых парней, которые просто хотели вернуться домой, чтобы посмотреть игру.
Решение: Все, что я мог сделать, это мобилизовать коллектив, когда мы получили разрешение продолжить строительство. Стенд установили вовремя, но в результате сильно пострадал мой бюджет. К счастью, у меня был небольшой запас, который компенсировал часть дополнительных затрат на рабочую силу.
Извлеченный урок: теперь я удостоверяюсь, что мои запросы и разрешения имеются в письменной форме, особенно для вещей, которые немного выходят за рамки нормы, и я подтверждаю любые разрешения от руководства выставки до того, как приеду на место.
- Лиза Лоули, CTSM, старший менеджер программы мероприятий, Cisco Systems Inc., Сан-Хосе, Калифорния
Вскоре после того, как я прибыл в Globe Manufacturing Co. LLC, мне было поручено помочь установить наш стенд на крупной выставке. Когда мы начали устанавливать освещение на вершине башни высотой 10 футов, мы обнаружили, что один из столбов, к которому мы должны были прикрепить осветительную арматуру, был круглым, а кронштейны для фонарей были квадратными. Часы тикали, поэтому мы использовали подручные средства и импровизировали решение нашей дилеммы квадратным стержнем с круглым отверстием.
Ошибка: Однако вскоре мы почувствовали запах гари. Тут я должен упомянуть, что Globe производит снаряжение для пожарных, и мне сказали, что запах дыма на отраслевых выставках - обычное дело. Но в конце концов один из сотрудников поднял глаза и увидел, что наш импровизированный крепеж провис настолько, что касался тлеющей графической панели под ней.
Последствия: К счастью, мы тогда остались на выставке, иначе наш стенд мог сгореть дотла. Но теперь у нас была очень поврежденная, хорошо заметная графическая панель.
Решение: Рисунок с поджогами был изображен на наших пожарных ботинках, которые имеют съемные вставки. Члену нашей команды пришла в голову идея использвать наш обувной инвентарь и приклеить к панели достаточно вставок, чтобы закрыть прожженную дыру. Исправление дало графической панели дополнительное измерение и послужило удачным решением нашего затруднительного положения.
Извлеченный урок: как экспоненты, мы должны ожидать неожиданного и осознавать, что необходимость действительно является матерью изобретения. И когда на выставке что-то случается, учитывайте мнение всех в вашей команде.
- Стефани Маккуэйд, CTSM, менеджер по маркетинговым услугам, Globe Manufacturing Co. LLC, Питтсфилд, Нью-Хэмпшир.
ExhibitorOnline
