Делать прогнозы в конце 2020 года сложно, как никогда. Что ожидают участники от организаторов в новом году? Как онлайн-формат изменит живые мероприятия? И какие площадки будут востребованы? Event LIVE проанализировал ряд российских и международных исследований и узнал мнение экспертов конгрессно-выставочной индустрии, чтобы выделить тренды и вызовы, с которыми столкнется событийная отрасль в 2021 году.
Гибрид остаётся спорным форматом, и среди экспертов нет единого мнения насчёт него. Кто-то называет гибридные мероприятия неизбежным будущим, другие — временным средством, которое исчезнет, как только ограничения будут сняты. Реальность такова, что никому не известен срок их снятия. Кроме того, масса людей оценили преимущества онлайн-участия и не будут готовы от них отказаться.
Согласно последним опросам EventManager Blog, 67% организаторов считает, что будущее за гибридными событиями. По данным аналитиков Cvent, 76% организаторов планируют провести гибридное мероприятие в 2021 году, а 84% ассоциаций намерены включать гибридные и цифровые элементы в будущие конгрессы для роста посещаемости и увеличения охвата.
Перед организаторами стоит вызов — объединить онлайн-участников с теми, кто решит приехать лично, вовлечь и тех, и других, и дать всем участникам удобные возможности для коммуникации. Решить эти задачи поможет смена презентации контента. Вместо традиционной схемы «ключевой доклад, перерыв, повтор темы» стоит обратиться к формату ТВ-шоу с их короткими выступлениями, взаимодействием с залом, интерактивными и развлекательными активностями.
Участники, которые согласятся взять на себя риски и неудобства очного участия, вероятно, будут ожидать от организаторов дополнительных благ. Например, комфортного и необычного нетворкинга, бесплатно предоставленных записей выступлений спикеров, уникальных экскурсий, бонусов от партнёров и впечатляющего гала-ужина. Организатор должен быть готов к этому.
Мехмет Сунгур, Президент Европейской федерации сексологии, Президент Международной ассоциации когнитивной психотерапии (IACP):
Гибридный формат предполагает, что часть спикеров будет выступать в онлайне. Но, приезжая на конференцию, мы хотим познакомиться с ними лично, пожать руку и задать вопросы напрямую. Увидеть спикера на экране можно и сидя на собственном диване. Если участник берет на себя обязанность приехать лично, он должен получить больше.
(Из выступления Мехмета Сунгур на форуме «Навстречу возможностям в Санкт-Петербурге»)
В 2020 году технологии позволили совершить прорыв в сферах туризма и организации мероприятий. Теперь мы можем побывать на Эвересте и Галапагосских островах с помощью VR-экскурсии и увидеть музейную экспозицию, не покидая дома. Традиционные японские гостиницы — рёканы — воссоздают опыт погружения в горячие источники с помощью гарнитур виртуальной реальности. А туристический центр Visit Faroe Islands предлагает туристам удалённо познакомиться с Фарерскими островами.
Процесс, который происходит в событийной отрасли, называется цифровой аугментацией (от англ. augmentation — расширение, прирост). Технологии позволили выйти организаторам за рамки своих возможностей, с их помощью мероприятия становятся более персонализированными, актуальными и удобными. Сейчас возможности выбирать между онлайном и офлайном нет. Однако надеяться, что с появлением этой возможности технологии будут забыты, как надоевшие игрушки, нельзя. Нетворкинг с помощью нейросетей, виртуальные экскурсии и участие в мероприятии из разных точек мира — всё это упрощает создание мероприятий, и потому вскоре превратится из экзотики или преимущества в обычный инструмент.
Хью Джонс, исполнительный директор Reed Exhibitions:
Цифровая аугментация останется с нами. Нам всем нужно лучше анализировать данные и использовать их, создавая впечатления для наших заказчиков. И не имеет никакого значения, будут ли они присутствовать на мероприятиях лично, или предпочтут виртуальное участие в 2021 году.
(Из пресс-релизов Reed Exhibitions)
Во время пандемии мы все стали блогерами, приняв на себя обязательство регулярно поставлять контент для наших участников, коллег и партнёров. Так однодневные ивенты превратились в недельные обсуждения, а трёхдневные растянулись на месяцы. В плюсах остаются все: участники чаще получают релевантный контент, а организаторы могут превратить своё мероприятие в серию, объединить свою аудиторию на одной платформе и поддерживать интерес к собственным продуктам. Серийные онлайн-ивенты снижают затраты на продвижение и открывают возможности к внедрению подписки, как на стриминговых платформах. Всё чаще международные эксперты заявляют о том, что концепция ежегодного мероприятия без других точек соприкосновения устарела.
Эллина Ютелите, основательница виртуального бюро ивент менеджмента и маркетинга Endo-Exo:
Конференция Freelance Business Month длилась 31 день. Мы подошли к этому проекту, как к большому эксперименту, чтобы протестировать гипотезы об онлайн-ивентах. Оказалось, что жизненный цикл мероприятия перестал быть линейным. Теперь спонсоры не обязаны успеть с покупкой пакета до ивента. Онлайн-события носят цикличный характер, и это означает, что вы можете выстраивать отношения с партнёрами намного успешнее во время самого мероприятия. То же самое касается и спикеров.
Подробнее о том, как готовили Freelance Business Month, и какие выводы сделали организаторы, читайте в статье Эллины.
Возврат к «живым» деловым мероприятиям будет проходить постепенно, и самыми первыми вернутся микроивенты и роуд-шоу. Такие мероприятия будут отличать небольшое количество тем для обсуждений и локальность. Ещё год назад мы писали, почему за этими форматами будущее. Вкратце: небольшие мероприятия легче организовать, а программа на таких событиях актуальнее для участников. Благодаря этому успешнее решается проблема с вовлечением, и у каждого участника есть возможность получить персонализированный опыт. Безусловно, крупные многопоточные мероприятия с участниками из разных стран тоже вернутся, но это займёт куда больше времени.
В 2020 году мы прошли долгий путь — от осторожных экспериментов с онлайн-ивентами до тотальной усталости от них. У онлайна много минусов, но пока это единственная возможность собрать множество людей из разных точек мира вместе.
Одной из главных проблем виртуальных мероприятий по-прежнему является их монетизация. По данным Event Manager Blog, около 60% организаторов рассчитывают, что онлайн позволит им заработать не более четверти от ожидаемого дохода в 2020 году, и только 8% рассчитывают вернуть более 75% своего дохода. Чтобы онлайн-мероприятия приносили прибыль, Event MB тоже советует использовать модель подписки на мероприятия организатора, а кроме этого вознаграждать зрителей прямого эфира дополнительным контентом или возможностью принять участие в ивенте бесплатно. Возможность посмотреть контент в удобное для участника время можно предоставлять за отдельную плату. Однако стоит позаботиться об упаковке продукта. Никто не захочет платить за
Спонсоры становятся всё более требовательными к показателям эффективности виртуальных мероприятий. В 2021 году нам всем следует научиться презентовать свои онлайн-ивенты. Недостаточно просто подсчитать количество регистраций, важно поддерживать вовлечённость на достойном уровне и анализировать поведение участников. Вовлечь зрителей могут помочь разнообразные активности — баллы за выполнение заданий, чаты, вопросы и голосования. Однако мало дать эти инструменты участникам, нужно, чтобы люди ими пользовались. А после возвращения в офлайн организаторам придётся найти альтернативные, не менее детальные и объективные метрики для живых мероприятий. И это ещё один вызов, который готовит 2021 год.
Безопасность не уходит из списка событийных трендов, однако каждый год под этим словом подразумеваются новые смыслы. Ещё год назад участников больше всего волновала их кибер-безопасность, теперь же они ожидают, что команда мероприятия сможет свести к минимуму эпидемические риски. Мы уже рассказывали о том, как предупредить образование очередей на площадке и снизить риски заражения во время кофе-брейков или фуршетов.
Тем временем организаторы ожидают поддержки со стороны площадок: согласно опросу Event MB, 56% из них выбирают место проведения из соображений по поводу защиты здоровья присутствующих на площадке. 58% ивентеров в США и вовсе пытаются перенести свои мероприятия на другие объекты. Причина — отсутствие или недостаточная проработка протокола санитарно-противоэпидемической безопасности на площадках. Организаторы сегодня ожидают, что площадки смогут взять на себя часть сложностей: помогут с организацией проверки температуры и забором тестов на COVID-19, а ещё обеспечат их маркерами и ограничительными лентами для соблюдения социальной дистанции. Также представителям площадок стоит задуматься об организации небольшого, но полноценного санитарного пункта с квалифицированным медицинским персоналом — об этом организаторы мероприятий рассказали исследователям из Cvent.
В прошлом году эксперты прогнозировали, что из-за тенденции на иммерсивность круизные лайнеры и поезда станут самой трендовой площадкой для мероприятий в 2020 году. Интерес к замкнутым пространствам действительно повысился, но виной тому стала необходимость исключить контакты участников с посторонними людьми. Например, летом Национальная Баскетбольная Ассоциация (НБА) изолировала на территории парка развлечений Walt Disney Resort всех игроков 22 команд лиги. В течение нескольких месяцев участники игр и обслуживающий персонал практически не покидали зону «пузыря» и регулярно проходили тестирование на коронавирус. Похожую схему использовали организаторы игр Национальной хоккейной лиги (НХЛ).
В 2021 году поезда и круизные лайнеры останутся актуальным местом для проведения мероприятий. Это безопасно, помогает облегчить нетворкинг между участниками и позволяет за время мероприятия посетить сразу несколько локаций. Принцип пузыря также всё чаще используется в организации логистики: по словам начальника отдела продаж и маркетинга города-отеля «Бархатные сезоны» Инны Рындиной, организаторы предпочитают выкупать целые чартеры и вагоны для того, чтобы исключить возможность контакта участников мероприятия с другими, возможно инфицированными людьми.
С приходом теплого времени года большая популярность ждёт площадки с возможностью провести мероприятие на открытом воздухе. Инна Рындина рассказала Event LIVE, что организаторы стали чаще интересоваться возможностью забронировать необычные объекты на территории «Бархатных сезонов» — одни выбирают местом проведения конференции сеновал, а другие хотят перенести основные активности в зону у костра.
Терраса, сад или открытый театр смогут вместить больше участников, а ещё такие мероприятия могут длиться дольше, чем ивенты в закрытых помещениях. Согласно регламентам, встречи в помещении не могут занимать больше тридцати минут, а в перерывах залы обязательно должны проветриваться. На отрытом воздухе эту задачу возьмёт на себя ветер, а организаторам придётся лишь обеспечить социальную дистанцию между участниками.
Даниела Отеро, генеральный директор SKAL International:
Мы наблюдаем в мире большое количество новых трендов, и сейчас самое время подумать о предложении, которое будет актуально для клиентов. Старые услуги таковыми больше не являются. Возможно, состоится пересмотр отношений между поставщиками, организаторами и площадками, а также заказчиками. Мы советуем всем потратить время вынужденного простоя на обновление бизнес-предложения.
(Из пресс-релизов SKAL International)
Пандемия, как и любой кризис, помогла владельцам компаний обнаружить слабые места в своём бизнесе. В 2020 году многие решились на диверсификацию, отказались от офиса или собственного склада, перевели сотрудников на удалёнку или сменили систему оплаты в компании. Однако процессы, происходящие в мире, влекут за собой большие перемены. Если вы давно задумывались о ребрендинге и внедрении новых концепций, 2021 год окажется самым подходящим временем для этого.
Например, конгресс-центр Oslofjord в Норвегии уже обновил свой бренд и теперь продвигает себя как первую в мире конгресс-деревню. Объект превратился в целый кластер с конференц-пространствами, ресторанами, отелями и развлекательными площадками. У конгресс-деревни есть своё приложение с интерактивной картой местности и элементами дополненной реальности. Также в Oslofjord открыли свою гибридную студию. По мнению главы Международной ассоциации конгресс-центров (AIPC) Свена Боссу, сменить коммерческую модель и разработать разные форматы для разных аудиторий предстоит всем конгресс-центрам. Он предположил, что площадки превратятся в подобие бизнес-инкубаторов.
Игорь Ковачевич, исполнительный директор Конгресс бюро Сербии:
Не нужно ждать, что всё вернётся на круги своя. Возрождение будет трудным, и пойдёт по новым моделям. Нужно быть к этому готовыми и отчеркнуть прошлое. Все дестинации и площадки находятся в равном положении. Всем надо начинать с нуля. Надо подумать, как заново завоевывать этот рынок, как себя позиционировать в новой реальности?
(Из выступления Игоря Ковачевича на форуме «Навстречу возможностям в Санкт-Петербурге»)
Кажется, что сейчас миру не до устойчивого развития, но это не так. Из-за уменьшения числа перелётов только за первую половину 2020 года объём выбросов углекислого газа уменьшилось на 17% по сравнению со средним объемом выбросов в день в 2019 году. Как отмечает The Verge, такие объёмы в последний раз фиксировались в 2006 году. Бум онлайн-мероприятий позволил стать участниками тем, кто по разным причинам не мог приехать и участвовать лично, и это большой шаг к развитию инклюзивности индустрии. Хештег #buylocal объединил под собой множество последователей тренда на поддержку местных предпринимателей. Крупный бизнес в Европе получает правительственную поддержку при условии соответствия принципам в дело устойчивого развития. Как замечают авторы исследования IBTM Trends Watch Report 2021, пандемия только ускорила движение событийной отрасли в направлении устойчивого развития.
Бренды всё больше внимания обращают на подходы подрядчиков, поставщиков и партнёров. Об этом упомянула на форуме Baltic Nordic Event Forum Ульрике Тондорф, руководитель по живым коммуникациям и брендингу впечатлений компании Bayer (см. иллюстрацию). В ближайшем будущем предпочтение будет отдаваться тем агентствам и площадкам, которые готовы играть по «зелёным» правилам.
Дамион Ангус, управляющий директор Montgomery Group:
Пандемия сблизила всех нас как индустрию. Не только организаторов друг с другом, но и с дестинациями, площадками и поставщиками. Я верю, что эта доброжелательность и гибкость сохранятся в 2021 году, поскольку нам действительно нужно работать вместе, чтобы восстановить отрасль и вернуться на правильный путь.
(Из пресс-релизов Montgomery Group)
Дистанцирование, запрет на встречи, закрытые границы и карантин — несмотря на всё это в 2020 году человечество было едино как никогда. Рискуя заболеть коронавирусом, волонтёры помогали нуждающимся, а колоссальные финансовые потери не мешали брендам жертвовать средства и вести просветительскую работу. Запрет на мероприятия также подтолкнул событийную отрасль к объединению. Отраслевые ассоциации стали единым окном и голосом для самых разных рынков, стремились донести позицию бизнеса до властей и добивались поддержки. Из-за всеобщего перехода на удалённую работу и экономического кризиса стало особенно сложно поддерживать командное настроение и эффективное взаимодействие. Благодаря этому новую актуальность обрели тимбилдинги.
Теперь начинается более сложный этап: нам нужно понять, что мы можем, объединившись? Как нам проводить безопасные, захватывающие и смелые мероприятия, если кажется, что весь мир против этого?
Именно поэтому X Евразийский Ивент Форум (EFEA) 2021 и VI форум Event LIVE будут посвящены теме «|EVENT UPLINK| Объединение как стратегия в условиях неопределенности».
Согласно теории Великого объединения в физике, в экстремальных условиях разные группы сил и взаимодействий могут объединяться, что создаёт фундамент для дальнейшей эволюции. Этот принцип действует не только в области теорий. Объединившись можно преодолеть кризис.
В условиях неопределённости именно события могут стать единым концентратором и хабом (UpLink) для объединения сообществ и отраслей c целью дальнейшего развития и выработки стратегии в постоянно меняющемся современном мире. Евразийский Ивент Форум состоится с 27 по 29 января 2021 в Конгрессном Центре «ПетроКонгресс» (Санкт-Петербурга) и объединит на одной площадке лидеров ивент сообщества, экспертов делового и инсентив туризма. Форум Event LIVE, практическое обучающее мероприятие в области организации и продвижения событий, пройдёт на одной площадке с EFEA 29 января.
Карстен Холм, управляющий директор, Diversified Communications UK:
Следующий год будет непростым, это точно. Однако, главное, что я усвоил в прошедшем году, — индустрия встреч невероятно важна и устойчива. В 2021 году наша отрасль будет очень нужна миру. Я не сомневаюсь, что долгосрочный прогноз для нашего сектора положительный. Ведь, оправившись от потерь, мы станем сильнее, чем когда-либо.
(Из пресс-релизов Diversified Communications UK)
event-live.ru
