Всего несколько недель назад мы с оптимизмом относились к проведению наших ежегодных конференций Unite в марте. То, что произошло позднее, уже было не в наших руках, когда пандемия Covid-19 распространилась и перевернула всю индустрию событий с ног на голову.
Мы не хотели отказываться от Unite, поэтому мы собрались вместе и работали над концепцией виртуальной конференции, которая по-прежнему охватывала бы великолепный контент, которым мы стремились поделиться с нашим сообществом клиентов.
У нас была всего одна неделя, чтобы обновить повестку дня и детально проработать технические условия, поэтому время было ключевым фактором в этом проекте. Решение сделать это мероприятие бесплатным для наших клиентов побудило еще больше людей зарегистрироваться и позволило нам значительно расширить охват.
Итак, как превратить многодневную конференцию, наполненную обучающими сессиями, презентациями для клиентов, испытаниями продуктов и сетевыми возможностями, в незабываемое и увлекательное виртуальное приключение?
Поставьте себя на место своих посетителей и перечислите различные элементы, которые необходимо включить, чтобы создать впечатляющий опыт в списке планирования:
1) Ваш онлайн формат мероприятия
Когда вы решите перенести многодневное мероприятие в онлайн, вам, возможно, придется пересмотреть продолжительность и содержание вашего мероприятия. Люди не концентрируют внимание перед своим экраном, как в конференц-зале. Рассмотрите возможность предоставления более коротких сеансов
Также важно помнить, что виртуальные события позволяют вам расширить охват вне вашей обычной аудитории. Если вы решите провести прямую трансляцию, к ней могут присоединиться люди из разных часовых поясов. Подумайте о том, чтобы запланировать свои сессии соответствующим образом, чтобы охватить как можно больше людей в вашем регионе, и четко указать, в каком часовом поясе будут проводиться сессии, чтобы избежать разочарований.
Кроме того, мы настоятельно рекомендуем использовать достаточно ресурсов для проведения мероприятия: модераторы, докладчики, сопредседатели и участники дискуссии. Не стоит недооценивать время, которое требуется, чтобы проинформировать всех участников. Репетиции должны быть обязательными для команды конференции, чтобы протестировать слайды и техническую настройку докладчиков и модераторов (скорости интернета, аудио и веб-камер).
Наконец, четко определите ключевые показатели эффективности для вашего мероприятия: чего вы пытаетесь достичь? Установка целей поможет вам решить, нужно ли что-то платить зарегистрированным, будут ли сессии предоставляться по запросу после мероприятия, и как вы будете отслеживать участников после мероприятия.
2) Выбор правильной технологии виртуальных событий
После того как вы определились с форматом вашего мероприятия, выберите виртуального провайдера, который поможет вам достичь ваших целей. На рынке доступно множество инструментов для проведения виртуальных событий, и выбор подходящего поставщика будет зависеть от функций, которые необходимы для вашего мероприятия. Они включают:
Простоту настройки сессий
Простоту задействования докладчиков и модератора
Инструменты вовлечения аудитории, такие как опросы и вопросы/ответы
Поддержка большого количества посетителей, которые могут войти в систему одновременно
Возможность входа в систему без необходимости загрузки приложения
Поддержка качественного видео (в прямом эфире или предварительно записанного)
Все вышеперечисленное было очень важно для нас, когда мы перевели наши конференции Unite в виртуальные мероприятия. Каждая конференция включала около 30 сессий, представленных не менее чем 20 различными спикерами, и каждая сессия приветствовала до 120 участников.
3) Маркетинг и коммуникация
При проведении виртуального мероприятия вы можете легко увеличить свою посещаемость, поскольку люди могут присоединиться независимо от того, где они находятся. Им не нужно путешествовать или платить за проживание, и они могут быть в центре событий всего за два клика. Когда мы перевели наши конференции в онлайн, нам удалось утроить показатель посещаемости менее чем за неделю благодаря сильному онлайн-общению.
Сайт мероприятия
Ваш сайт мероприятия находится в центре вашего мероприятия и служит центром для участников. Это основной источник информации для ваших посетителей, и он должен включать четкую повестку дня с прямым доступом к различным доступным сеансам, часовой пояс, в котором будут проводиться сеансы, имена докладчиков и ссылку регистрации на мероприятие.
Chatbot
Используйте чат своего веб-сайта, чтобы отвечать на вопросы до мероприятия, а также в течение всей конференции, чтобы обеспечить поддержку в режиме реального времени. Наша виртуальная чат-конференция имела в пять раз больше взаимодействий во время виртуальных конференций, чем обычно. Как удобный для пользователя инструмент справочной службы, он позволяет напрямую взаимодействовать с посетителями и предлагает мгновенную помощь для решения потенциальных проблем с подключением.
Рекламная рассылка
Рекламируйте событие в вашей базе данных с помощью массовой рассылки по электронной почте до начала мероприятия. Держите участников в курсе, отправляйте им информацию о том, как подключиться к сеансу, и отправляйте им опросы.
Социальные медиа
Используйте ваши каналы в социальных сетях, чтобы возбуждать интерес к вашему мероприятию и продвигать контент и спикеров. Опубликуйте предварительный просмотр сессий, поделитесь биографиями докладчиков, пообщайтесь с подписчиками и представьте хэштег, который вы будете использовать не только во время мероприятия, но также до и после него.
4) Сопровождение вашего мероприятия
Одной из самых больших проблем виртуальных событий является вовлечение посетителей, когда вы не видите реакции людей на вашу презентацию. Докладчикам очень неприятно, что они не могут читать язык тела своей аудитории и реагировать на то, что они видят в зале. Существует несколько инструментов, которые могут помочь вам виртуально взаимодействовать с посетителями, таких как:
Опросы: попросите своих докладчиков добавлять опросы во время презентаций. Это поможет им лучше понять аудиторию с другой стороны экрана.
Ответы модератора на вопросы в режиме реального времени: позволяют клиентам отправлять вопросы во время презентации и отвечать по мере поступления.
Вопросы и ответы в конце: предложите участникам отправить дополнительные вопросы в конце и попросить докладчика прочитать вопрос вслух, прежде чем ответить.
Текстовые уведомления или обмен контентом во время сеанса, например, с помощью включенного инструмента чата
Социальные каналы: создайте # для своих виртуальных событий и опубликуйте в Твиттере о своих сессиях. Поощряйте участников делать то же самое и взаимодействовать друг с другом вживую. Использование социальных сетей в качестве канала поможет получить большую видимость вашего мероприятия и вашего бренда. Убедитесь, что у вас есть кто-то, кто может принять участие в беседах и модерировать дискуссии.
Рассматривайте развлекательные идеи во время перерывов, например, мини-тренировки (растяжки и т. д.) Или музыкальные и рекламные видеоролики перед сессиями.
5) Действия после события
Весь контент (видео, слайды или раздаточные материалы) должен быть доступны участникам сразу после конференции, например, через веб-сайт мероприятия с безопасным входом для участников. Все они будут стремиться поделиться контентом со своими коллегами, поэтому рекомендуется предоставить легко усваиваемый размер файла и широко используемые форматы.
Другими словами
Один из наших ключевых выводов: ценность очных событий бесспорна. Несмотря на прекрасные отзывы, которые мы получили от нашего сообщества, мы все скучаем по личным встречам и общению. Пандемия заставила нас переосмыслить формат Unite на этот год. Конечно, получили и много уроков, которые мы учтем при определении общей стратегии мероприятия на предстоящие конференции.
Так что в широком смысле кризис заставляет изобретать и это справедливо для всей отрасли. Когда мы все выйдем из этого, отражая полученный нами опыт, мы не будем проводить те же мероприятия, как раньше. Гибридные события станут гораздо более актуальными в будущем, и нам придется искать способы коммерциализации виртуальных элементов.
Силке Хёрш — исполнительный директор по маркетингу и развитию бизнеса в Ungerboeck Software International
ungerboeck.com
