ВОПРОС. Как менеджер выставок, я хорошо разбираюсь в сроках планирования выставки. Но онлайн-события - совсем другое дело. Можете ли вы представить краткую хронологию цифровых событий?
ОТВЕТ. До пандемии широкое 10-месячное окно планирования было довольно обычным явлением для онлайн-мероприятий. Сейчас сроки исчисляются неделями, а не месяцами, и это почти годичное окно практически закрыто. Сегодня онлайн-мероприятия собираются в среднем за 10 недель, и это только в том случае, если все будут узкоспециализированными.
Вообще-то, эта усеченная временная шкала может измучить, но все же выполнима. Ключ в том, чтобы понять, какие критические элементы должны произойти на 10-й, 9-й, 8-й и т. д. неделе, и просто продолжать отмечать задачи в упорядоченном, хотя и быстром темпе.
В связи с этим, ниже приводим базовый график, позволяющий реализовать опыт цифрового маркетинга в течение 10 недель. Конечно, в этом руководстве предполагается, что вы уже определили свои маркетинговые цели и ответили на вопросы раннего планирования, такие как: мероприятие только онлайн или гибридное? Будут ли участники взаимодействовать с нами или друг с другом? В конце концов, вам нужно знать, куда вы направляетесь, прежде чем прокладывать подробный курс. Но эта схема поможет вам достичь финиша цифрового мероприятия упорядоченным образом.
Неделя 10
Одна из ваших первых задач - заключить контракт с поставщиком платформы, потому что платформа станет основой вашего мероприятия. От пользовательского опыта и визуальной эстетики до технического производства - все будет иметь далеко идущие последствия для других задач. Кроме того, создание надежной платформы займет много времени.
На 10-й неделе вам нужно зафиксировать все свои кадры и установить участников. Сюда входят докладчики, ведущие, лекторы, технический персонал, руководители компаний и т. д. Получите их обязательства по участию и внесите ваше мероприятие в их календари.
Это также время для завершения маркетингового плана мероприятия и графика продвижения. Определите, как именно вы собираетесь продвигать этот проект (например, через электронную почту, социальные сети и т. д.) И кто будет выполнять связанные задачи. Начните работу с любых физических точек соприкосновения для посетителей или VIP-персон. То есть, если вы планируете рассылать подарки участникам по почте или доставлять обед VIP-персонам во время мероприятия, эти пункты требуют больше времени для выполнения, чем, скажем, рассылка электронной почтой.
Неделя 9
Даже если ваша онлайн-платформа может быть еще не готова для публичного использования, вам необходимо объявить о мероприятии потенциальным участникам, чтобы они могли соответственно запланировать свое время. Так что пошлите какое-нибудь объявление о фиксации даты на девятой неделе. Как только ваши спикеры и кадры подтверждены, убедитесь, что они настроены и готовы к успеху, особенно если они транслируют или записывают удаленно. Отправьте им своего рода анкету для оценки сайта, чтобы проверить множество факторов, включая домашнее аудио, видео и освещение, подключение к Интернету, потенциальные проблемы с брандмауэром и ожидания относительно времени и репетиций. На этом этапе определите, что у них есть и что вам нужно для них обеспечить.
Неделя 8
В течение восьмой недели завершите все физические мероприятия или точки контакта, чтобы они прибыли вовремя на ваше мероприятие. Также внесите последние штрихи в свою виртуальную платформу. Если есть какие-либо нерешенные вопросы или решения, которые вы ранее откладывали в отношении макетов, функциональности и т. д., завершите их сейчас, чтобы у вашего провайдера было время не только интегрировать изменения, но и протестировать и повторно протестировать систему перед запуском.
Кроме того, завершите свой первый набросок мероприятия (ROS). К концу этой недели у вас должны быть достаточно твердые ответы на следующие вопросы: кто, когда и как долго говорит? Как происходит переход между выступающими и / или событиями, и включает ли это переключение интерактивных спикеров, ведущего, музыку, анимированную графику и т. д.? Когда интерактивные компоненты запускаются и, возможно, периодически закрываются?
7 неделя
Продолжая работать над ROS, включите в процесс спикеров. Просмотрите заполненные анкеты для оценки на месте и поговорите с каждым выступающим, чтобы понять существующие технические настройки и отправить любые дополнительные технические компоненты, провести специальное обучение и т. д. Одновременно окончательно доработайте планы любых заранее записанных сеансов выступлений и расписания репетиций.
6 неделя
На этой неделе обратите внимание на второй черновик вашей ROS, уточнив время, изменив порядок событий и т. д. Также разработайте надежный план для всех цифровых активов на экране. Примите некоторые решения о том, как участники видят графические шаблоны и потенциальных клиентов: от начальных изображений до слайдов докладчиков и окна интерактивного чата.
Неделя 5
На этом этапе вам необходимо доработать свой контент-план для виртуальной платформы и взаимодействия с пользователем. Утвердите решения по следующим вопросам: как контент, графика, спонсоры и другие ключевые элементы мероприятия будут размещены на платформе; когда и как посетители будут взаимодействовать с сайтом (и, надеюсь, друг с другом); и как вы собираетесь создать всеобъемлющий, охватывающий все 360 градусов проект.
4 неделя
За месяц до вашего мероприятия пора открыть регистрацию для участников, если вы еще этого не сделали. Также завершите технические репетиции и записанные на пленку фрагменты с выступающими и завершите свою ROS. Вы все еще можете вносить изменения в ROS по мере приближения дня мероприятия, но большинство деталей должно быть на месте.
3 неделя
Убедитесь, что вся экранная графика и видеоресурсы в порядке. Обсудите планы на случай непредвиденных обстоятельств для докладчиков и участников, а также возможные технические сбои. Устранение неполадок в день мероприятия может быть исключительно трудным, если у вас нет плана. Наконец, вернитесь к любым вышеупомянутым, но незавершенным задачам, чтобы убедиться, что все идет по расписанию.
2 неделя
Запустите свою платформу. Хотя каждый элемент не обязательно должен быть активным, потенциальные посетители захотят взглянуть на то, что они могут ожидать от проекта, чтобы они могли просматривать предложения, создавать свои профили и планировать свое расписание. Проводите технические репетиции, собирайте окончательные версии записанного на пленку контента и цифровых активов спикеров, а также отправляйте по почте физические раздачи и точки взаимодействия.
1 неделя
Убедитесь, что весь записанный на пленку контент защищен, отредактирован и протестирован, и доработайте сценарии для любых живых моментов. Выполняйте полные репетиции от одной технической реплики (такой как смена сцены) к другой. (Этот вид пробного запуска позволяет технической команде оценить технические аспекты шоу.) Уделите особое внимание любым сегментам, которые полностью транслируются. Тестируйте все, от переходов сеансов до функций Google Analytics и сценариев ролевых игр с техническим и интерактивным персоналом, чтобы убедиться, что они могут справиться с любым сценарием, с которым они могут столкнуться.
Эта временная шкала может не включать все элементы вашего конкретного опыта или может включать некоторые параметры, которые вы на самом деле не планируете включать. Но она должна служить базовой основой, которая поможет вам спланировать традиционное мероприятие цифрового маркетинга до того, как захлопнется 10-недельное окно.
Адам Слойер, генеральный директор и основатель Sequence Events, Нью-Йорк.
